Grip op informatie

“Negen van de tien organisaties hebben geen inzicht in de waarde van de aanwezige content”. Dit stelt Hans Kaashoek in zijn artikel in de Automatiseringsgids.

Wij denken dat Hans daar een punt heeft. In het artikel haalt hij ook aan dat tachtig procent van de bedrijfsinformatie ongestructureerd is, alle ECM systemen ten spijt. De enige manier om bij die content te kunnen komen is vaak slechts een bestandsnaam. Ook ontstaan er nieuwe problemen door datamigraties, het gebruik van nieuwe technologie en, last but not least, het ontbreken van een informatiestrategie.

Contentverrijking is een toverwoord maar de realisatie is dikwijls omslachtig en kostbaar. Met contentverrijking zou men in staat moeten zijn informatie beter te classificeren, te ontdubbelen en beter toegankelijk te maken. Het ontdubbelen levert daarbij tevens een voordeel op in de vorm van het besparen van opslagcapaciteit.

Een andere oplossing is het gebruik van moderne zoektechnologie. Hans beschrijft van deze laatste een aantal voordelen en nadelen. Voordelen van deze oplossingskeuze zijn de geringe complexiteit (en dus de lagere kosten voor implementatie) en de eenvoud in gebruik. De functionaliteit van software die hiervoor is ontwikkeld neemt snel toe. Volgens Hans werkt zoektechnologie goed binnen gerichte informatieverzamelingen. Als nadelen noemt hij het ontbreken van opslagreductie (er wordt niets weggegooid omdat dat simpelweg niet nodig is om relevante informatie te vinden!), de noodzaak van een goede contextanalyse en, wat Hans het belangrijkste vindt, het probleem wordt niet bij de bron aangepakt.

We zijn het helemaal eens met Hans. Maar gelukkig komen de twee werelden bij elkaar: geavanceerde zoektechnologie kan ook een uitstekend hulpmiddel zijn om, nadat je de informatie hebt ontsloten, er voor te zorgen dat de content ook verrijkt kan worden. Moderne zoekmachines leren door teksten te “lezen” en te interpreteren. Vervolgens kunnen suggesties worden gedaan om de content te verrijken en bijvoorbeeld onder te brengen in een ander (ECM) systeem.

 

Het probleem van onze “X-schijf”

Het is een bekend probleem: de netwerkschijf met veel verdwaalde documenten,
projectinformatie, kattebelletjes, offertes, etc. Iedereen binnen de organisatie maakt er gebruik
van maar niemand weet wat er nu precies op staat. We zijn de controle over deze schijf kwijt
en we weten niet hoe en wanneer we op kunnen gaan ruimen. Next2Know heeft een oplossing (pdf) waarmee u weer grip krijgt op waardevolle kennis. Overigens kan het natuurlijk zo zijn dat uw insteek veel meer is gebaseerd op kostenbesparing (pdf). Ook in dat geval kunnen wij u verder helpen.