Informatie governance en records management zijn niet hetzelfde.

Governance als Engelstalig begrip duidt op de handeling of de wijze van besturen, de gedragscode, het toezicht op organisaties (Wikipedia). Vanuit deze definitie is informatie governance specifiek gericht op het organiseren van informatie ten behoeve van besturing en toezicht. Records management is het identificeren, klasseren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records (Wikipedia).
Zo op het eerste oog is de oplossing voor informatie governance simpel: maak van elk stukje informatie een record, klasseer deze en beheer ze. Records management is het domein van de documentaire informatie verzorgers en archivarissen. Zij houden zich dagelijks bezig met het beheer van alle records.

De praktijk is, zoals altijd, weerbarstiger. Gelukkig zijn er vele documentsystemen die alle documenten kunnen “vangen”. Maar governance vereist het organiseren van alle informatie en lang niet alle informatie is gemakkelijk te “vangen”. Sterker, ook op dit gebied geldt de 80-20 regel: slechts 20% van de informatie is gestructureerd, de overige 80% is dit niet. Het is tijdrovend en duur om te trachten deze 80% te structureren.

In dit artikel wordt gewezen op de verschillen tussen de begrippen informatie governance en records management. Wanneer je kijkt naar deze verschillen dan wordt duidelijk dat een nieuwe benadering nodig is. Moderne hulpmiddelen maken het mogelijk om in plaats van pre-coördinatie (alle informatie van te voren classificeren) de aandacht te verschuiven naar post-coördinatie (ordening achteraf). Dit vereist een intelligente toegang tot alle databronnen. Een deel van de bronnen kan mogelijk vooraf worden verrijkt met gegevens (metadatering), slimme zoektechnologie kan verbanden maken die vooraf nog niet geïdentificeerd zijn.

De hernieuwde belangstelling voor enterprise search

Uit een onderzoek van Accenture blijkt dat 60% van alle besluiten binnen bedrijven plaats vindt op basis van “gut feeling” Ze schrijven dit in een pleidooi om meer te werken met de beschikbare data in een bedrijf. Het is daarbij van essentieel belang dat beslissers kunnen vertrouwen op de uitkomsten van de analyse die van data kan worden gemaakt. Heel veel organisaties vertrouwen op spreadsheetmanagement. Een mooi voorbeeld onlangs was dat de offertes van een geringe potentiele omzet niet meer in het systeem worden ingevoerd omdat hiermee de gemiddelde orderwaarde daalt…Dit kan niet de bedoeling zijn.

Onze stelling is: heel veel gegevens binnen een organisatie zijn nog niet eens ontsloten, omdat ze zich in een omgeving bevinden waar niemand weet wat er beschikbaar is. Dat kunnen interne bronnen zijn maar ook externe bronnen. Marketeers werken graag met cijfers ter onderbouwing van hun voorstellen. Enterprise search komt terecht in een hernieuwde belangstelling. Het is belangrijker dan ooit uit te kunnen gaan van meerdere bronnen, pas dan kun je vertrouwen op de uitkomst van een analyse.