Informatie governance en records management zijn niet hetzelfde.

Governance als Engelstalig begrip duidt op de handeling of de wijze van besturen, de gedragscode, het toezicht op organisaties (Wikipedia). Vanuit deze definitie is informatie governance specifiek gericht op het organiseren van informatie ten behoeve van besturing en toezicht. Records management is het identificeren, klasseren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records (Wikipedia).
Zo op het eerste oog is de oplossing voor informatie governance simpel: maak van elk stukje informatie een record, klasseer deze en beheer ze. Records management is het domein van de documentaire informatie verzorgers en archivarissen. Zij houden zich dagelijks bezig met het beheer van alle records.

De praktijk is, zoals altijd, weerbarstiger. Gelukkig zijn er vele documentsystemen die alle documenten kunnen “vangen”. Maar governance vereist het organiseren van alle informatie en lang niet alle informatie is gemakkelijk te “vangen”. Sterker, ook op dit gebied geldt de 80-20 regel: slechts 20% van de informatie is gestructureerd, de overige 80% is dit niet. Het is tijdrovend en duur om te trachten deze 80% te structureren.

In dit artikel wordt gewezen op de verschillen tussen de begrippen informatie governance en records management. Wanneer je kijkt naar deze verschillen dan wordt duidelijk dat een nieuwe benadering nodig is. Moderne hulpmiddelen maken het mogelijk om in plaats van pre-coördinatie (alle informatie van te voren classificeren) de aandacht te verschuiven naar post-coördinatie (ordening achteraf). Dit vereist een intelligente toegang tot alle databronnen. Een deel van de bronnen kan mogelijk vooraf worden verrijkt met gegevens (metadatering), slimme zoektechnologie kan verbanden maken die vooraf nog niet geïdentificeerd zijn.